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取手市議会におけるオンラインビデオ会議の運営方法

取手市議会では現在、新型コロナウイルス感染症拡大防止の観点から「Zoom」というソフトウェアを使用して、オンラインビデオ会議をしています。
このページでは、取手市議会で試行した結果をご紹介いたします。
導入する際の参考になれば幸いです。
（注意）令和2年4月16日現在の状況です。今後、予告なく変更等を行う場合もあります。
（注意）取手市議会独自の考え方です。まだまだ機能を理解している途中ですので、誤り等がある場合があることをあらかじめご理解願います。

取手市議会の条件

• 議員数は24人（最年長議員は75歳、最年少議員は34歳、取手市議の平均年齢は55.7歳です。（令和2年4月16日現在））
• タブレット等の議員への貸与は行っていません。
• 議員全員が自己所有のスマートフォン・タブレット・パソコン等のカメラ付き端末を使用し、当市議会におけるオンラインビデオ会議に参加しています。
  (令和2年8月にタブレット端末・ペーパーレスアプリを導入しました）
• 議会棟内はWi-Fi環境が整っています。（外部インターネット系）
• 普段から資料・情報の共有は紙媒体でなく電子メールによるデータで行っています。
  （現在、議案・予算書・決算書は紙媒体で配付。タブレット導入後は紙媒体での配付を廃止予定）
• 取手市議会は「紙からの脱却」の方針が決まっています。
  （ペーパーレスによる地球環境の保護、災害時対応、未来型議会運営の追求等）
• 平成30年第2回定例会において、取手市議会として全員賛成で国に「誰もが政治参画しやすい社会をめざし、実効性ある法整備を求める意見書」を提出しています。この意見書では「情報通信技術の整備によって、議場以外での議会審議の出席・参加が可能となるような招集・応招・出欠席の定義を国として調査研究し、地方公共団体議会に示すこと。」といった事項があり、妊娠期や出産後、病気療養中、また介護や看護時により、議場や会議室に赴かなくても「出席」となるよう法改正、また標準会議規則改正を求めているところです。

オンラインビデオ会議の目的（令和2年4月16日現在）

• 「3密（密閉・密集・密接）」の環境を極力作らないこと。
• 各種会議の前の事前報告、協議、調整。
• 取手市議会災害対応規程に基づく取手市議会災害対策会議の運営。

令和2年11月から討論・採決を除く部分でオンライン委員会を、令和3年6月から討論・採決を含めたオンライン委員会を行っています。詳細につきましては上記のオンライン会議ページをご覧ください。

取手市議会におけるオンラインビデオ会議の流れ

取手市議会のオンラインビデオ会議の取組例をご紹介いたします。

取手市議会におけるオンラインビデオ会議の流れ（PDF：1,202KB）（別ウィンドウで開きます）

実施した感想（抜粋）

議員や議会事務局職員等の感想は以下の通りです。

良い趣旨の意見

• 大変良かった。
• 慣れてくればもっと有効活用できる。
• 新型コロナウイルス感染症拡大防止の観点から有用なツール。
• 事前に操作説明資料や丁寧な説明があったのでよかった。
• 簡潔な議論ができてよかった。

改善点などの意見

• 背景が逆光になっていると見にくい。
• インターネット環境によっては音声が途絶えたり、映像がフリーズするときがあり、気づいたら会議が進行していた。
• スマートフォンより、タブレットPCやデスク・ノートPCのほうが使いやすい。
• 挙手で何かを求めるより「○」「×」「発言」などのカードを参加者が自ら用意し、画面に映し出したほうがよいのでは。（手を挙げるボタンを使いこなせるようになればもっといい）
• 議長や議会事務局、一部議員が実施しているように、背景にバックパネル映像を入れたほうがよい。自宅から参加している議員は生活感が出てしまう。

バックパネルを使用して会議する議会事務局長・職員

• 常に映像が映っている参加者の意識を高く持つべき。
• アプリにある資料の映し出しは、Google等にあらかじめ保存しておかないと表示できなかった。
  （デスクトップにあればできると思っていた）

取手市議会において実施に当たり（試行時）苦労したこと

• 同一機種のタブレットPC導入前のため、議員個々によって使用する機械の種類、型、方式に差があったため、導入に当たっては大変だった。
  （機械が得意でない議員のかたには直接レクチャー）
• 会議開始後、デバイスのオーディオを許可していなかった議員がマイク音声やカメラ映像が出ないため、電話で操作方法を教えたこと。

取手市議会において事前にやってよかったこと

• 上記「苦労したこと」にも記載のとおり、丁寧な対面レクチャー。

• 会議参加方法のトリセツ（取扱説明書）作成と周知。
• 議会事務局職員全員で取り掛かったこと。
• 機械が得意でない議員のかたにリハーサル会議を設定し、「入室」まで行ったこと。

今後の展望・課題

• Zoomの脆弱性が話題となっている一面があるため、本格導入時までにほかのソフトウェアの検証。
• Zoom有料版への移行(40分で強制終了となるため)。
• 議案提出者からの説明をZoom会議によってあらかじめ行うことで、市議会本会議での説明省略による会議時間の短縮。